Partes, función y alcance
Este Anexo forma parte de los Términos y Condiciones entre el despacho suscriptor, como Responsable, y Codevia, como Encargado, respecto de los datos personales que el despacho aloja o gestiona mediante DeLey.
El Anexo permanece vigente mientras Codevia trate datos por cuenta del despacho y subsisten las obligaciones que por su naturaleza deban continuar después de terminar el servicio.
Instrucciones y legalidad del tratamiento
Codevia tratará los datos únicamente para prestar, mantener, proteger y dar soporte a DeLey, conforme a las funciones utilizadas, estos documentos y las instrucciones lícitas del despacho.
El despacho determina las finalidades y medios esenciales del tratamiento, y declara contar con los avisos, consentimientos, deberes de confidencialidad y demás bases jurídicas necesarias para cargar y utilizar la información.
El despacho procurará que los datos sean pertinentes y no excesivos, configurará correctamente los accesos y evitará incorporar información sensible cuando no sea necesaria para el asunto legal.
Obligaciones de Codevia
Codevia se obliga a tratar los datos conforme a instrucciones documentadas; mantener confidencialidad; limitar el acceso al personal autorizado; apoyar razonablemente el cumplimiento de derechos y obligaciones de seguridad; y no usar la información para fines propios incompatibles.
Si una instrucción pudiera infringir la legislación aplicable, Codevia podrá advertirlo y suspender únicamente la operación afectada mientras se aclara, sin asumir la función de asesor jurídico del despacho.
Seguridad y confidencialidad
Codevia mantendrá medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables según el riesgo, incluyendo autenticación, control de permisos, separación lógica de despachos, registro de eventos, respaldo, cifrado de datos sensibles y documentos en almacenamiento, y protección de comunicaciones.
El despacho es responsable de administrar sus usuarios, contraseñas, roles, dispositivos y accesos de terceros, así como de informar inmediatamente cualquier sospecha de compromiso.
Subencargados y ubicación del tratamiento
El despacho autoriza a Codevia a utilizar proveedores de infraestructura y alojamiento, almacenamiento y respaldos, correo transaccional, monitoreo de errores y seguridad. Google Calendar se utiliza únicamente cuando el despacho habilita la integración y puede recibir título, horario, zona horaria, correos de invitados, recordatorios y enlace al expediente. Los detalles del asunto se omiten de forma predeterminada.
Codevia exigirá a los subencargados obligaciones de protección equivalentes respecto de la parte del servicio que desempeñen y seguirá siendo responsable de su correcta selección y supervisión dentro del alcance legal aplicable.
Algunos proveedores pueden procesar datos fuera de México. Codevia aplicará salvaguardas contractuales y comunicará cambios materiales en las categorías de subencargados por medios razonables.
Solicitudes de titulares e incidentes
Cuando Codevia reciba una solicitud relacionada con datos controlados por el despacho, la remitirá al despacho cuando resulte procedente y prestará asistencia razonable para localizar, corregir, exportar o eliminar información.
Codevia informará al despacho, sin demora indebida después de confirmar un incidente, cuando este comprometa datos tratados por su cuenta. La comunicación incluirá la información disponible sobre naturaleza, alcance, posibles consecuencias y medidas adoptadas.
Si una autoridad solicita información, Codevia verificará la validez de la solicitud, limitará la entrega a lo legalmente exigido y notificará al despacho cuando la ley lo permita.
Devolución, conservación y eliminación
Al terminar el servicio, el despacho podrá solicitar una exportación razonable de su información. Codevia conservará los datos operativos hasta por 60 días naturales y después los eliminará o anonimizará, salvo obligación legal o instrucción válida distinta.
Las copias de respaldo se depurarán conforme a sus ciclos técnicos y permanecerán protegidas y fuera de uso ordinario mientras se completa su eliminación.
Información, evidencia y auditoría
Codevia pondrá a disposición información razonable sobre sus medidas de tratamiento y atenderá cuestionarios de seguridad proporcionales al plan y al riesgo.
Una auditoría adicional requerirá aviso previo, acuerdo de alcance y confidencialidad, y no podrá comprometer datos de otros despachos, secretos comerciales o la seguridad de la plataforma. Los costos extraordinarios podrán acordarse por separado.
Detalle del tratamiento
- Objeto y finalidad
- Alojamiento, organización, consulta, respaldo y soporte de la operación legal del despacho.
- Duración
- Vigencia del servicio y periodo de conservación aplicable.
- Titulares
- Personal del despacho, clientes, prospectos, contrapartes, testigos, peritos, autoridades, proveedores y otras personas relacionadas con asuntos legales.
- Datos
- Identificación, contacto, representación, información procesal, documentos, comunicaciones, fechas, actividad y metadatos técnicos.
- Datos potencialmente sensibles
- Información familiar, patrimonial, financiera, laboral, de salud, biométrica, penal u otra que el despacho incorpore cuando resulte necesaria y lícita.
- Operaciones
- Recepción, registro, clasificación, conservación, consulta, transmisión autorizada, respaldo, exportación y eliminación.
Legislación y contacto
Este Anexo se rige por las leyes de los Estados Unidos Mexicanos y se interpretará junto con los Términos y el Aviso de Privacidad.
Contacto legal y de privacidad: legal@codevia.com.mx